イベントの成功は、計画的かつ効果的なタイムマネジメントによって支えられます。イベント開催日までの期間は限られていますが、各セクションの準備を適切に進めることで、円滑な運営を実現することができます。この記事では、イベントにおけるプロジェクトマネジメントの要点と、各セクションの準備を管理していくためのノウハウをご紹介します。

1. プロジェクトのフェーズ分け

イベントの準備を効果的に進めるためには、作業を適切なフェーズに分けることが重要です。例えば、「企画・準備」「広報・宣伝」「会場準備」「当日運営」「アフターフォロー」などのフェーズにまず分けることで、各段階のタスクに集中して取り組むことが可能です。

2. 優先順位を設定する

各フェーズ内で、さらにタスクを優先順位ごとに整理します。重要度や緊急度に基づいて、タスクをA（高優先度）、B（中優先度）、C（低優先度）などに分類しましょう。これにより、最も重要なタスクに集中し、計画的な進行を図ることができます。

3. タスクの推定所要時間

各タスクの所要時間を適切に見積もることも大切です。過去の経験や類似したプロジェクトのデータを参考にし、できるだけリアルな時間で見積もりを行いましょう。これにより、スケジュールの調整やタスクの割り当てが適切に行えます。

4. タスクの関連性の明確化

行うべき作業は常にひとつではありません。同時に進行させなくてはならないものもありますし、会場の準備が整わなければ装飾作業が始められないといったように、片方が終わらないともう一方が始められないものも存在します。

タスク間には依存関係が存在する場合があります(私は「作業と作業の間には数式がある」と教わりました！)。これらの関連性を明確にし、タスクの順序を適切に設定することで、効率的な進行が可能となります。相関図を書いて視覚化してしまうというのも手です。

5. スケジュールの作成

タスクの所要時間と作業間の関係を考慮して、全体のスケジュールを作成します。スケジュールは可視化することで、フェーズごとの進捗状況や遅延が一目でわかるようになります。また、余裕を持ったスケジュールを設定することで、予期せぬ問題にも柔軟に対応できます。

注意しなければならないのは、ただ計画するだけでは未完成で、実施(実現)可能なものでなくてはならないということです。どこをどう詰めても3日かかるであろう作業を1日で済ませる、というのは実施可能な計画とは言えません。あくまでそれは「希望」であり、何の根拠にも基づかないものだからです。そこを無理やりやっつけ仕事で進めてしまうことで、後々になってその部分で問題が発生するリスクが高くなります。

このブログでもはや何度も登場していますが、「イベントは事前準備が勝負」です。イベントの実施計画を作る作業に3日かけても10日かけてもいい、とにかく最初にしっかりシミュレーションした上で実施計画立てておくことが重要です。

6. 各チームとのコミュニケーション

タスクの進捗や課題はチームとのコミュニケーションが円滑に行われることで把握しやすくなります。定期的なミーティングや進捗報告を通じて、チーム全体での理解を深め、課題解決に向けた協力体制を築きましょう。

まとめ

イベントの成功は、タイムマネジメントの上手な実践によって支えられます。プロジェクトのフェーズ分け、タスクの優先順位の設定、所要時間の見積もり、関連性の明確化、スケジュール作成、チームのコミュニケーションなどが、円滑なイベント運営に不可欠な要素です。計画的なプロジェクトマネジメントを通じて、素晴らしいイベントを実現しましょう。

ジェイブ・広報担当