株式会社ジェイブ・広報担当です。

長らく放置されていた弊社ブログを復活させるべく、急遽乗っ取らせていただきます。

こちらのブログでは、「イベント担当を任されたけど何をしたらいいのやら…」という方から、「イベント会社ってそもそもどんな仕事をしているの？」という方まで、幅広い皆さまにお読みいただけるような内容を発信できればと思っております。

1発目となる本日の記事は、「イベントの担当を任命された」ときの初手の動き、イベントの目的設定について簡単に説明していきます。企業・団体さんでイベントを開催される場合、イベントや各業界のプロとしてクライアントのお手伝いをする場合、どちらにも当てはまる内容となっております。

それではお付き合いください！

イベントの目的

イベントは“手段”、実施後の「その先」を考える

「イベント運営を任される＝イベントを成功させるのがゴール」

イベントを任されたからには！と私自身もつい躍起になってこう思ってしまいがちなのですが、イベントはあくまで目的を達成するための手段です。外国語を学んで扱えるようにすることがゴールではなく、語学というツールを使って何をするかがキーになるという話と同じように、このツールにあたる部分がイベントの役割になります。

もし、イベントの運営を任されたら。とにかく最初に、企業として団体として、「なぜそのイベントを行うのか」目的を明確に見極めましょう。

場合によっては、上層部でとりあえずやることが決まって、「あとはよろしく」ということもあるかもしれませんね。であれば、内部で十分なヒアリングを行いましょう。

立案の時点からご自身で行うのであれば、そのイベントで目指したい具体的な成果の設定を。

イベント会社としてクライアントの運営に携わるのであれば、綿密なヒアリングをしてその背景にある想い、イベントをやろうと思い立った経緯からご要望の核となる部分(＝本質)を追及します。

上では“核”や“本質”といった言葉をあえて使いましたが、選び出す「目的」はできるだけ１つに絞りましょう。たくさんある「こうしたい」の中から、譲れないポイントを探すイメージというとわかりやすいでしょうか。

というのも、イベントは一旦走り出すと、その後あらゆる側面に対して細部の決定や取捨選択がわらわら出てきます。そのとき基準はこの「目的」に立ち返って判断していきます。当日蓋を開けてみたら軸がずれていて「なんかふわっとしたイベントになっていた！」とならぬよう…スケジュールや会場の選定ももちろん大事な要素ですが、スタートを切るに際して手始めにここでしっかりとした基盤を作りましょう。

まとめ

・まずは「目的」、なぜそのイベントを行うのか

・具体的な成果を設定

・選び出す「目的」は1つに絞る